Excel – tableau de suivi et tableau de bord des PIA

Des échéances des PIA suivies d’un coup d’œil, sans rien oublier.

Titre de la formation

Excel – tableau de suivi et tableau de bord des PIA

Des échéances des PIA suivies d’un coup d’œil, sans rien oublier.

Public Visé

• Personnels administratifs du secteur médico-social chargés du suivi des projets individualisés d’accompagnement (PIA) : coordinateurs administratifs, secrétaires d’établissement, assistants de coordination de parcours.
• Salariés débutants sur Excel qui doivent tenir à jour un échéancier portant sur un grand nombre de bénéficiaires et de services.

Dispositifs de financement

• Plan de développement des compétences de l’employeur
• Financement par l’OPCO de branche (selon la convention collective applicable)
• Financement direct (autofinancement)

Le CPF (Compte Personnel de Formation) n’est pas mobilisable pour cette action : la formation n’étant pas certifiante (aucune certification inscrite au RNCP ou au Répertoire Spécifique), elle n’entre pas dans le champ d’éligibilité du CPF.

Prérequis à la formation

• Prérequis techniques : aucune pratique d’Excel exigée. Savoir allumer un ordinateur, utiliser la souris et le clavier, ouvrir et enregistrer un fichier.
• Prérequis matériels : un ordinateur équipé d’Excel et de Word (version 2016 ou ultérieure, ou Microsoft 365) sur le lieu de la formation.
• Prérequis pédagogiques : une maîtrise de base de la lecture, de l’écriture et de la compréhension du français.

Objectifs de Formation

Objectif général : à l’issue de la formation, le participant sera capable de construire et de tenir à jour, dans Excel, le tableau de suivi des PIA de ses services, d’en tirer chaque semaine la liste des échéances à traiter et de réaliser à partir de cette liste les envois groupés par publipostage Word.

Objectifs opérationnels :

1. Créer et enregistrer un classeur de suivi organisé en feuilles (étapes, un onglet par service).
2. Saisir une liste de bénéficiaires propre et homogène (dates, textes, réponses O/N).
3. Faire calculer par Excel les dates de chaque étape à partir de la date du PIA.
4. Retrouver en quelques clics les PIA d’un service, d’un référent ou d’une période grâce au tri et au filtre.
5. Faire apparaître en couleur les échéances proches ou dépassées.
6. Éditer une synthèse hebdomadaire des échéances, imprimable ou envoyable par mail.
7. Préparer en une seule fois les courriers ou mails d’un même envoi (rappels, invitations) à partir de la liste Excel.

Compétences associées :

• C1 — Organiser un classeur Excel de suivi : feuilles, colonnes, enregistrement et navigation dans une longue liste.
• C2 — Saisir et mettre en forme une liste de bénéficiaires homogène : formats de date, listes de choix, largeur des colonnes, volets figés.
• C3 — Calculer automatiquement les dates des étapes du PIA à partir de la date du PIA à l’aide de formules simples recopiées sur toute la liste.
• C4 — Trier et filtrer la liste des PIA par service, référent, étape ou période.
• C5 — Signaler les échéances proches ou dépassées à l’aide de la mise en forme conditionnelle.
• C6 — Produire un tableau de bord hebdomadaire des échéances : comptages par service et par étape, liste de la semaine, impression.
• C7 — Réaliser un publipostage Word (courriers, étiquettes ou mails) à partir de la liste Excel des PIA.

Positionnement préalable

Avant l’entrée en formation :

• questionnaire préformation
• test de positionnement
• auto-évaluation des compétences
• analyse du besoin
• adaptation du parcours

Le positionnement porte sur la prise en main de l’ordinateur, d’Excel et de Word et sur l’échéancier des PIA réellement utilisé par le participant (étapes, délais, nombre de services et de bénéficiaires) ; les exercices de la formation sont construits sur ce tableau.

Documents conservés :

• questionnaire préformation
• grille de positionnement
• bilan de positionnement

Organisation de la formation

Nous organisons notre formation en petits groupes de 1 à 8 personnes maximum afin de pouvoir suivre au mieux chacun de nos apprenants, dans l’entreprise ou chez le stagiaire. Ainsi, nous nous adaptons à chaque profil.

La formation peut avoir lieu :

• à temps plein
• en continu
• en séances de 2h
• sur ou en dehors du temps de travail

à chaque situation une solution pour suivre sa formation dans les conditions les plus favorables au maintien de l’activité professionnelle.

Durée de formation : 8 h en 4 séances de 2 h, un matin par semaine, en individuel, dans les locaux de l’employeur.

Individualisation du parcours

À l’issue du positionnement :

• adaptation de la durée
• adaptation du contenu
• adaptation du rythme
• adaptation des modalités pédagogiques
• allégement éventuel de certaines séquences déjà maîtrisées

Traçabilité :

• bilan de positionnement
• déroulé pédagogique individualisé

Délai d’accès à la formation

De un à deux mois en fonction du nombre de participants et du mode de prise en charge.

Prochaines sessions de la formation

Notre organisation en petit groupe et la pédagogie différenciée que nous adoptons nous permettent d’adapter les dates de débuts de formation à chaque stagiaire.

N’hésitez pas à contacter notre coordinatrice afin de déterminer la date la mieux adaptée en fonction de vos acquis, et votre statut au 09 72 53 44 13.

Accessibilité et handicap

Accessibilité aux personnes en situation de handicap :

La formation peut être organisée en individuel de façon à permettre une adaptation optimale aux besoins de l’apprenant.

Si besoin spécifique, contactez le référent accessibilité handicap David SKRABO au 09 72 53 44 13. Le référent handicap étudie toute demande d’aménagement pédagogique, organisationnel ou technique afin de sécuriser le parcours de formation et les conditions de certification le cas échéant.

Moyens et méthodes pédagogiques

Moyens matériels et environnement : formation sur le poste de travail du participant, dans ses locaux, avec Excel ; un écran supplémentaire ou un vidéoprojecteur si disponible.

Outils et supports : le propre échéancier des PIA du participant (copie de travail anonymisée), ses modèles de courriers, un classeur d’exercices fourni par le formateur, une fiche mémo d’une page par séance (raccourcis, étapes pas à pas), le support de formation remis au participant.

Méthodes : pédagogie active et démonstrative, adaptée à un public débutant : le formateur montre un geste à l’écran, le participant le refait aussitôt sur son propre fichier, puis l’applique seul à une nouvelle série de lignes. Chaque séance part du tableau réel du participant et se termine sur un élément de son tableau de suivi terminé et utilisable dès le lendemain.

Moyens pédagogiques : exercices guidés puis en autonomie, reprise en début de séance des difficultés rencontrées dans la semaine, travail d’une séance à l’autre sur le fichier du participant.

Suivi pédagogique

Le suivi pédagogique est assuré tout au long du cycle au moyen :

• d’une feuille d’émargement signée par chaque participant et l’intervenant·e à chaque séance, mentionnant la date et la durée réelle de la séance ;
• d’un déroulé pédagogique individualisé retraçant, séance après séance, les thèmes travaillés et les situations analysées ;
• d’un bilan intermédiaire en milieu de cycle (formations de plus de 20 h) et d’un bilan final en fin de cycle.

L’intervenant·e assure la continuité d’une séance à l’autre, en reprenant si nécessaire les pistes d’action évoquées précédemment pour en mesurer la mise en œuvre.

Qualité des formateurs de la formation

Compétences requises : Pour cette thématique, l’intervenant·e doit notamment maîtriser :

• Excel au niveau opérationnel : formules et fonctions de date, références absolues, NB.SI et NB.SI.ENS, tri et filtre, mise en forme conditionnelle, validation des données, mise en page et impression ;
• Word : publipostage à partir d’une source Excel (lettres, étiquettes, mails), champs de fusion, filtres de destinataires ;
• la conception de tableaux de suivi et de tableaux de bord pour des services administratifs ;
• l’accompagnement de grands débutants en bureautique, au rythme de la personne ;
• le respect de la confidentialité des données personnelles traitées dans le fichier du participant.

Nos formateurs :

• ASSOUS-DUPONT Maxime : Master 2 Production et Technologie du Végétal (Agrocampus Ouest), formateur depuis 2016, intervenant en informatique à l’Institut de Formation en Soins Infirmiers de La Gaude, maîtrise de la suite Office
• BALLESTEROS Sébastien : Bac+4 systèmes, réseaux et projets, certifié Azure AZ-900 et ITIL v3, formateur en bureautique (Excel, PowerPoint, MS-Project)
• Références, diplômes et expériences ici

Chaque intervenant est habilité avant son premier contrat par la responsable pédagogique de l’Association des Formateurs Indépendants, sur la fiche critères de partenariat de son dossier ; l’habilitation est réexaminée chaque année. Les CV sont consultables sur asso-formateur.fr/teachers, les diplômes sur demande par mail.

Critères d’habilitation retenus par l’AFI : la réglementation n’impose aucun diplôme pour animer une formation ; l’AFI publie ici, par transparence, les critères qu’elle applique :

• une expérience métier avérée dans le domaine de la formation, et une expérience de la formation d’au moins un an dans ce domaine

OU

• expérience professionnelle équivalente dans le domaine de la formation, reconnue par la responsable pédagogique et justifiée au dossier du formateur
• et une expérience de la formation d’au moins un an dans ce domaine

OU

• l’une ou l’autre de ces deux qualifications
• et l’engagement de suivre une formation de formateur avant la prise en charge du premier stagiaire
• lorsque l’expérience de la formation est inférieure à un an

Évaluation des acquis de la formation

• Tests de compétences de milieu et de fin de formation
• Évaluations pratiques, examen blanc le cas échéant

Le test de positionnement, passé avant l’entrée en formation, sert de point de référence pour mesurer la progression : il n’y a pas d’évaluation de début.

Description des évaluations :

• Évaluation formative en cours de séance : à chaque séance, le participant réalise seul sur son fichier le geste qui vient d’être montré ; le formateur vérifie le résultat et le note au déroulé.
• Test de mi-parcours (fin de la séance 2) : QCM court et exercice pratique sur un extrait de liste — saisie, formats, calcul des dates d’étapes.
• Test de fin de formation (séance 4) : QCM et mise en situation sur le fichier du participant — trier et filtrer, faire ressortir les échéances, produire la synthèse de la semaine, lancer un publipostage.

Lien entre chaque compétence et son évaluation :

1. C1 — exercice pratique du test de mi-parcours (création et organisation du classeur) et QCM.
2. C2 — exercice pratique du test de mi-parcours (saisie et formats de la liste) et QCM.
3. C3 — exercice pratique du test de mi-parcours (calcul des dates d’étapes à partir de la date du PIA).
4. C4 — mise en situation du test de fin (retrouver les PIA d’un service et d’une période).
5. C5 — mise en situation du test de fin (échéances proches et dépassées en couleur).
6. C6 — mise en situation du test de fin (tableau de bord de la semaine produit et imprimé) et QCM.
7. C7 — mise en situation du test de fin (publipostage d’un courrier de rappel à partir de la liste filtrée) et QCM.

Validation globale

La validation globale repose sur :

• l’assiduité, attestée par les feuilles d’émargement ;
• la participation active ;
• les résultats de l’évaluation finale.

Critères de réussite globaux de la formation :

• le tableau de suivi des PIA du participant est construit, alimenté et calcule seul les dates des étapes ;
• le participant retrouve sans aide les PIA d’un service ou d’une période ;
• le tableau de bord de la semaine est produit par le participant en fin de formation ;
• un publipostage Word est réalisé à partir de la liste Excel ;
• chaque compétence C1 à C7 est au moins « acquise avec aide » au bilan final, C3, C4 et C6 étant « acquises ».

Mesure de satisfaction

La satisfaction des participants est mesurée au moyen :

• d’un questionnaire de satisfaction à chaud remis en fin de formation (organisation, contenu, animation, atteinte des objectifs) ;
• d’un bilan oral lors de la dernière séance ;
• d’un questionnaire de satisfaction à froid adressé quelques mois après la fin de la formation, afin de mesurer les effets durables sur les pratiques.

Les résultats sont analysés et exploités dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de l’organisme.

Sanction de la formation

À l’issue de la formation, une attestation de fin de formation est délivrée à chaque participant, mentionnant les objectifs, la nature, la durée de l’action et les acquis évalués, conformément à la réglementation. Aucun diplôme ni certification n’est délivré, la formation étant non certifiante.

Certification visée

Formation non certifiante.

Correspondance Certification ↔ Formation

Bloc RNCP/RS	Compétences préparées	Séquences concernées	Modalités d’évaluation : type d’épreuve et durée	Preuves conservées
Sans objet (formation non certifiante)	C1 — Organiser un classeur Excel de suivi	Module 1	Exercice pratique et QCM, test de mi-parcours, 20 min	Test de mi-parcours, déroulé
Sans objet (formation non certifiante)	C2 — Saisir et mettre en forme une liste de bénéficiaires homogène	Modules 1 et 2	Exercice pratique et QCM, test de mi-parcours, 20 min	Test de mi-parcours, déroulé
Sans objet (formation non certifiante)	C3 — Calculer automatiquement les dates des étapes du PIA	Module 2	Exercice pratique, test de mi-parcours, 20 min	Test de mi-parcours, fichier du participant
Sans objet (formation non certifiante)	C4 — Trier et filtrer la liste des PIA	Module 3	Mise en situation, test de fin, 30 min	Test de fin, bilan de fin
Sans objet (formation non certifiante)	C5 — Signaler les échéances proches ou dépassées	Module 3	Mise en situation, test de fin, 30 min	Test de fin, bilan de fin
Sans objet (formation non certifiante)	C6 — Produire un tableau de bord hebdomadaire des échéances	Module 3	Mise en situation et QCM, test de fin, 30 min	Test de fin, tableau de bord imprimé, bilan de fin
Sans objet (formation non certifiante)	C7 — Réaliser un publipostage Word à partir de la liste Excel	Module 4	Mise en situation et QCM, test de fin, 30 min	Test de fin, courriers produits, bilan de fin

Parcours, poursuite d’étude et débouchés

Parcours type : questionnaire préformation, test de positionnement, 4 séances de 2 h sur le tableau réel et les courriers du participant, test de fin et bilan.

Les formations AFI qui complètent ce parcours :

• Bureautique Windows, Excel, Word, PowerPoint — pour aller plus loin sur Excel (RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques) et sur Word (styles, longs documents).
• Communication – Améliorer les performances de sa communication professionnelle écrite — pour les rappels, mails aux familles et écrits institutionnels liés aux PIA.

Poursuite : module Excel approfondissement, puis certification bureautique Excel ENI.

Débouchés : consolidation dans les fonctions de coordination administrative, de secrétariat médico-social et d’assistanat de direction.

Que deviennent les apprenants : les résultats de nos stagiaires sont publiés sur la page « Nos indicateurs » du site asso-formateur.fr.

Programme de formation détaillé par séquence

Module	Objectifs pédagogiques	Compétences visées	Contenus	Modalités pédagogiques	Modalités d’évaluation
Module 1 — Séance 1 (2 h) : prendre en main Excel et poser la structure du tableau de suivi	Se repérer dans Excel ; créer le classeur de suivi et sa liste de bénéficiaires	C1, C2	L’écran d’Excel : ruban, cellules, lignes, colonnes, feuilles. Se déplacer et sélectionner à la souris et au clavier. Créer, nommer, enregistrer et rouvrir un classeur ; le ranger dans le bon dossier. Une feuille « Étapes » et une feuille par service. Ligne d’en-têtes : service, nom, prénom, référent, date du PIA, étapes. Saisir des textes et des dates ; insérer et supprimer lignes et colonnes ; ajuster les largeurs ; figer la ligne d’en-têtes.	Démonstration puis reprise immédiate sur le fichier du participant ; fiche mémo n° 1	Exercice formatif : le participant crée seul la feuille d’un deuxième service
Module 2 — Séance 2 (2 h) : faire calculer les échéances par Excel	Obtenir automatiquement les dates des étapes ; fiabiliser la saisie	C2, C3	Formats de date et de texte ; listes de choix (O/N, services, référents) par la validation des données. Formules simples sur les dates : date du PIA moins 8 semaines, moins 4 semaines, plus 8 semaines. Écrire une formule, la recopier sur toute la liste ; figer une référence (délai lu dans la feuille « Étapes ») avec le $. La fonction AUJOURDHUI(). Repérer et corriger une erreur de formule.	Démonstration, exercices guidés puis en autonomie sur la liste réelle	Test de mi-parcours : QCM et exercice pratique (20 min)
Module 3 — Séance 3 (2 h) : retrouver les PIA à traiter et construire le tableau de bord	Isoler en quelques clics les PIA d’un service, d’un référent ou d’une période ; voir d’un coup d’œil les retards ; sortir la synthèse de la semaine	C4, C5, C6	Mettre la liste sous forme de tableau Excel. Trier par date, par service, par référent. Appliquer, combiner et effacer un filtre ; filtres de dates (cette semaine, le mois prochain). Mise en forme conditionnelle : échéance dans les 7 jours en orange, dépassée en rouge, faite en vert. Feuille « Tableau de bord » : nombre de PIA par service et par étape à traiter dans la semaine (NB.SI, NB.SI.ENS). Mise en page et export PDF de la liste de la semaine.	Démonstration puis mise en pratique sur le fichier du participant ; fiche mémo n° 3	Exercice formatif : sortir les PIA d’un service pour le mois suivant et la synthèse de la semaine
Module 4 — Séance 4 (2 h) : faire les envois groupés par publipostage Word	Préparer en une fois tous les courriers ou mails d’un envoi à partir de la liste Excel ; tenir la routine hebdomadaire	C6, C7	Préparer la liste Excel pour le publipostage (en-têtes, une ligne par destinataire). Dans Word : Publipostage, choisir la liste Excel, insérer les champs de fusion (nom, date du PIA, étape), filtrer les destinataires (un service, les échéances de la semaine), aperçu des résultats, fusion vers un document, une impression ou des mails ; étiquettes. Routine hebdomadaire en 10 minutes : mise à jour de la liste, tableau de bord, envois. Bilan oral de la formation.	Démonstration, réalisation guidée sur un vrai courrier de rappel, puis en autonomie	Test de fin de formation : QCM et mise en situation sur le fichier du participant (30 min)

Dernière mise à jour le : 23 septembre 2026